Gastos de locomoción o kilometraje
Concepto y diferenciación
El abono de gastos de locomoción o kilometraje en una nómina responde a la necesidad de compensar al trabajador por los desplazamientos que éste realiza en el desempeño de su trabajo.
Por tanto, en primer lugar, dado su caracter compensatorio, debemos excluir este tipo de conceptos de la categoría de salario.
Y en segundo lugar, debemos diferenciarlo del plus de transporte o distancia por cuanto éste está compensando los gastos de desplazamiento del trabajador para acudir desde su domicilio al centro de trabajo (y viceversa) y no los necesarios durante el ejercicio de las funciones laborales que tuviese encomendadas.
Cotización y tributación
A diferencia de lo que sucede con el plus de transporte, la normativa de fiscal y de cotización dan a los gastos de locomoción un tratamiento similar, si no idéntico, ya que el propio artículo 23.2.A.b del Reglamento de Cotización se remite al texto del Reglamento del IRPF para establecer la exención de dicho concepto:
Los gastos de locomoción, tanto si el empresario los satisface directamente como si resarce de ellos al trabajador, estarán excluidos de la base de cotización en los supuestos y con el alcance establecido en los apartados A.2, 4, 5 y 6 y B del artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Y el Reglamento del IRPF, en su art.9 se establece que:
Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
- Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Por tanto, podemos decir que los gastos de locomoción o kilometraje están exentos de cotización y tributación salvo que excedan de los límites mencionados, y que el exceso estará sujeto a retención y a cotización de la misma forma que el resto de remuneraciones.
Cabe añadir que, pese a su exención, debe informarse a Hacienda de los importes exentos que se abonen a los trabajadores en concepto de gastos de locomoción. Esto se hará en el Resumen Anual, modelo 190, bajo la clave L01, de dietas y asignaciones para gastos de viaje. Los importes que excedan de los límites reglamentarios se informarán bajo la clave A, junto con el resto de rendimientos del trabajo por cuenta ajena. Con la misma separación aparecerán en el certificado de retenciones que la empresa entregue a sus trabajadores con ocasión de la campaña de la Declaración de la Renta.
Ejemplo
Imaginemos un trabajador al que se le abonan 75 euros en concepto de gastos de locomoción por los 300 kilómetros recorridos durante el mes de marzo. Dichos desplazamientos respondieron a las visitas a clientes de la empresa, efectuadas en el ámbito de la función comercial que el trabajador tiene asignada.
Exento: 300 km. x 0,19 € = 57 €
El exceso de 18 euros formará parte de la base de IRPF sujeta a retención, así como de la base de cotización del trabajador.
