Calcular nóminas

En este artículo vamos a tratar de explicar, de forma sencilla y sin farragosos cálculos, en qué consiste la regularización del tipo de retención a cuenta del IRPF.

Cálculo inicial del tipo de retención

El sistema para calcular el tipo de retención inicial de cada año consiste, básicamente, en realizar, cada 1 de enero, una previsión de las retribuciones que el trabajador vaya a percibir durante el año y, teniendo en cuenta sus circunstancias personales y familiares, (comunicadas por él mediante el modelo 145) aplicar la escala del impuesto, determinando así el porcentaje de retención a practicarle durante el año en cada nómina.
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Con la reforma del IRPF del año 1998, el sistema para calcular las retenciones de los trabajadores cambió drásticamente. Hasta ese año, se aplicaba una sencilla tabla que, sin necesidad de ningún cálculo, nos daba un porcentaje de retención en función de las retribuciones, estado civil y número de hijos del trabajador. A partir de la reforma pasamos a tener que realizar, prácticamente, la Declaración de la Renta del trabajador, lo cual dio como resultado no pocos quebraderos de cabeza a las personas encargadas de la confección de nóminas en las empresas, a las asesorías laborales y fiscales, a los programadores de las aplicaciones informáticas de nóminas y a los propios trabajadores.

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El complemento salarial denominado antigüedad, actualmente en pleno desuso y abandono en los convenios colectivos, se abona al trabajador en razón del tiempo que el trabajador venga prestando servicios en la empresa. Sus características principales son:

• El derecho a percibirlo se devenga al completar determinados periodos de tiempo: trienios, quinquenios, sexenios… etc.
• Su importe suele establecerse en tantos alzados o en porcentajes del salario base.
• Dicho importe puede ser de igual o distinto importe por cada periodo completado.
• Existen convenios en los periodos de tiempo menores se acumulan a otros de mayor amplitud. Por ejemplo, a un trabajador que lleve seis años, se le premia con dos trienios y, además, un sexenio.
• A menudo se pactan topes máximos a las cuantías que los trabajadores pueden percibir por antigüedad.
• En algunos convenios se establece el comienzo del cobro de la antigüedad al inicio del año o del semestre en que ésta se vaya a devengar.
• Por último, en ocasiones, en algunos contratos de trabajo individuales, se pacta respetar la antigüedad del trabajador en su anterior empresa, sobre todo cuando ésta pertenece al mismo sector de actividad.

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Vamos a explicar cómo se calcula una nómina normal, sin entrar en detalles demasiado farragosos para el lector novel. Para ello vamos a utilizar un ejemplo de nómina sencilla, supongamos que del mes de enero, en la que el trabajador cobra únicamente un salario base de 1.200,00 €. Sabemos también que tiene derecho a percibir, en los meses de junio y diciembre, dos pagas extraordinarias del mismo importe.

Devengos o conceptos a cobrar

El único devengo que percibirá el trabajador en enero será el salario base, ya que las pagas extraordinarias no toca percibirlas este mes.

Deducciones

El trabajador tendrá dos deducciones:

• Las cotizaciones a la Seguridad Social
• La retención a cuenta del IRPF

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Una de las labores de las personas dedicadas a la gestión de personal en las empresas, es comunicar al departamento de contabilidad el desglose de los diferentes conceptos e importes derivados de las nóminas, seguros sociales e impresos de Hacienda, a fin de que puedan contabilizarlos debidamente en las cuentas que correspondan.

Comenzamos con una serie de artículos sobre el tema partiendo de un ejemplo lo más sencillo posible: una nómina “normal” y unos seguros sociales “normales”, sin conceptos “raros” como retribuciones en especie, prestaciones de la Seguridad Social, bonificaciones… etc. y que distorsionarían este ejemplo inicial, que es, por otro lado, el más habitual que nos podemos encontrar.
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Ante la evolución de la situación económica, el Real Decreto-Ley 3/2009, de 27 de marzo (BOE 31 de marzo)  ha modificado el tipo de interés legal del dinero establecido en la Ley de Presupuestos Generales del Estado para este año y que ascendía al 5,5%. Así pues, el 1 de abril entró en vigor un nuevo tipo de interés legal del dinero, que queda fijado en el 4%.

En el cálculo de nóminas, dicho porcentaje tiene su influencia por cuanto tienen la consideración de retribución en especie aquellos préstamos concedidos a los trabajadores con tipos de interés inferiores al legal.

En la misma disposición, también se ha reducido el tipo de interés de demora de la Ley General Tributaria, del 7% al 5%.

Se desglosan a continuación las distintas cuentas afectadas por las nóminas según el nuevo Plan General Contable de 2008:

Subgrupo 64: Gastos de personal

640. Sueldos y salarios: Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.

641. Indemnizaciones: Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa: Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.

643. Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida (*): Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de aportación definida.

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Última actualización: 06-01-2010

Deber de comunicación por el trabajador

El actual sistema de retenciones del IRPF exige que el trabajador tenga que comunicar a su empresa sus circunstancias personales y familiares, con el fin de que ésta pueda calcular el tipo de retención que le debe aplicar en su nómina.

Dicha comunicación, debe realizarse según el modelo 145 aprobado a tal efecto, o mediante cualquier otro documento o formulario que se ajuste al mismo contenido, entregándose debidamente firmado antes del comienzo de cada año o, en su caso, al inicio de la relación laboral, no siendo preciso reiterar la comunicación cada año si las circunstancias personales y familiares del trabajador no han variado.
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Última actualización: 16-04-2009

Recepción del mandato de embargo

Una situación no muy habitual que se puede presentar en la gestión de nóminas de una empresa, es la recepción de un mandato judicial de embargo sobre la nómina de un empleado. En estos casos, lo primero que debe hacer la empresa es calcular cuál es el importe embargable de la nómina y, posteriormente, efectuar la deducción correspondiente en una o en varias nóminas si con la primera no fuese suficiente.
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